Privacybeleid

Privacybeleid

Er komen steeds strengere regels op het gebied van privacy, per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Onder deze nieuwe Europese wetgeving gelden een aantal nieuwe regels voor het verwerken van persoonsgegevens binnen organisaties. In dit privacy beleid van Hoi Pippeloi leggen we precies uit welke gegevens wij verzamelen, waarom dit noodzakelijk is en wat we hiermee doen.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Dit brengt mee dat wij in ieder geval:
Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacy beleid;
Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van onze persoonsgegevens;
Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens is gewaarborgd;
Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en respecteren.

Welke persoonsgegevens verwerkt Hoi Pippeloi?
Voornaam
Tussenvoegsel
Achternaam
Adres
Postcode
Woonplaats
(Zakelijk) telefoonnummer
(Zakelijk) email adres
Werkgever
Geslacht
Geboortedatum
BSN
IBAN
Burgerlijke staat
Huisarts
Telefoonnummer huisarts
Noodnummer

Waarom heeft Hoi Pippeloi deze gegevens nodig?

Administratieve doeleinden (opstellen van contracten, facturatie)
Versturen van mail of nieuwsbrieven met informatie over Hoi Pippeloi
In geval van nood en de ouders niet bereikbaar zijn

Kiekeboe en beveiliging
Deze gegevens worden allemaal opgeslagen in ons systeem Kiekeboe. In Kiekeboe hebben wij maatregelen genomen om uw persoonlijke gegevens te beschermen tegen onrechtmatig gebruik.
Iemand die inlogt in Kiekeboe ziet niet zomaar gegevens. Gebruikers krijgen passende rechten in het systeem. Ouders zien alleen de gegevens van zichzelf en kind(eren). Pedagogisch Medewerkers zien de adresgegevens en planning van de ouders en kinderen, maar niet de financiële gegevens. Alleen bevoegde medewerkers kunnen alle persoonsgegevens zien.
Alle medewerkers die namens Hoi Pippeloi bij de gegevens in Kiekeboe kunnen, zijn contractueel gehouden aan geheimhouding daarvan.
Kiekeboe, alsmede als onze mail, Yuki (programma voor de financiële administratie) Payt e.d zijn alleen toegankelijk voor personen voor wie dit op werkgebied noodzakelijk is. Inloggen kan alleen middels een persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord.
Kiekeboe wordt zeer regelmatig geüpdatet, zodat de nieuwste technologieën toegepast kunnen worden.
Er worden back-ups gemaakt om het systeem te kunnen herstellen bij incidenten.
Op de website van Kiekeboe is een SSL verbinding actief. SSL staat voor Secure Sockets Layer, wat betekent dat er een beveiligde laag geplaatst wordt tussen een server en een internet browser waardoor de gegevens beveiligd worden. Een SSL certificaat is dus een bestand dat zorgt voor een betere beveiliging van gegevens.


Overige opslag van gegevens en beveiliging

– Archiefkast met mappen met persoonsgegevens
Deze mappen zijn alleen toegankelijk voor medewerkers die op kantoor werken. De kast zit op slot, de sleutel is alleen te gebruiken voor de medewerkers van kantoor.
– Server
De server is alleen toegankelijk middels een gebruikersnaam en wachtwoord, alleen de medewerkers van kantoor beschikken over deze gegevens.
– Dropbox
Dropbox is alleen toegankelijk middels een gebruikersnaam en wachtwoord, alleen de medewerkers van kantoor beschikken over deze gegevens.

Alle wachtwoorden die kantoor medewerkers gebruiken worden regelmatig vervangen. Tevens worden er nieuwe wachtwoorden ingesteld indien er een medewerker van kantoor uit dienst gaat.

Rechten omtrent uw gegevens
U heeft het recht op inzage, wijzigen of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u hebben ontvangen. Wij verwerken uw persoonsgegevens enkel wanneer u hier zelf toestemming voor heeft gegeven door middel van het invullen van het aanmeldingsformulier en het ondertekenen van het contract. U heeft ten aller tijde het recht deze toestemming te herzien.

Hoi Pippeloi bewaart de persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk en/of wettelijk bepaald is voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Indien de kinderopvang is beëindigd en alle (financiële) administratie is afgerond, worden de gegevens gearchiveerd. Deze zijn dan alleen nog inzichtelijk voor een klein aantal medewerkers met een bepaalde rechten en niet meer voor de (Pedagogisch) medewerkers.

Verstrekking aan derden
De persoonsgegevens die Hoi Pippeloi van u ontvangen heeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hierboven beschreven doeleinden. Hoi Pippeloi heeft contacten met de volgende partijen; Belastingdienst, GGD, Consultatiebureau, Gemeente, Scholen. Wij geven uw gegevens enkel door aan partijen waar wij mee samenwerken. Met deze partijen zijn de nodige afspraken gemaakt om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte persoonsgegevens niet delen met andere partijen, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Denk hierbij aan de politie die ons in het kader van een onderzoek om gegevens vraagt. In dat geval zijn wij verplicht onze medewerking te verlenen.
Tevens kunnen wij uw persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. Gegevens worden pas aan het Consultatiebureau doorgegeven indien we toestemming hebben van de betreffende ouders. Overdrachten naar een basisschool worden pas afgegeven, als ouders deze gelezen en getekend hebben.

Klachten
Indien u een klacht heeft omtrent het verwerken van uw persoonsgegevens door ons, verzoeken wij u om hierover contact met ons op te nemen. Dit kan via 0598 380522 of via directie@hoipippeloi.nl
Uw privacy is belangrijk voor ons en we proberen hier zo goed mogelijk mee om te gaan. Mocht er onverhoopt toch iets zijn waar u het niet mee eens bent, willen we dit graag zo snel mogelijk met u oplossen.
Ook wanneer u vragen heeft over ons privacy beleid horen wij dit graag.

Gebruik van cookies op de website
Wij maken op deze website gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op uw harde schijf van uw computer wordt opgeslagen. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer naar onze servers teruggestuurd worden.